Je administratie als ondernemer moet je zelf regelen. Je kunt er iemand voor inhuren maar in veel gevallen is het prima zelf te regelen. Je kunt gebruik maken van een boekhoudprogramma of zelf een systeem bedenken. Ik doe mijn administratie volledig zelf en maak geen gebruik van programma’s. In dit artikel deel ik wat voor mij werkt.

Waarom is administratie zo belangrijk

Elke ondernemer zal dit snappen maar wellicht ben je nog geen ondernemer en vraag je je nu af waarom het belangrijk is om alles goed bij te houden. Als ondernemer moet je belastingaangifte doen waarin je, heel simpel gezegd, aangeeft wat er binnen is gekomen en wat eruit is gegaan. Voor deze aangifte dien je je administratie op orde te hebben om alles te kunnen tellen en voor een eventuele controle.

Mijn methode

Zoals ik al aangaf maak ik geen gebruik van programma’s. Ik ben een klein bedrijf en verstuur geen honderden facturen per maand, soms niet eens tientallen. Ik werk voor mijn administratie met digitale mappen:

• Facturen
  • Onbetaald
  • Betaald

Ik moet zelf bijhouden wanneer een factuur is verlopen en ‘m handmatig naar de juiste map slepen maar dat is een kleine moeite.

• Bonnen
  • Q1
  • Q2
  • Q3
  • Q4

Digitale bonnen bewaar ik meteen in de juiste map en van bonnen uit winkels maak ik even een foto die ik in de betreffende map stop. Idealiter doe je dit allemaal zo snel mogelijk na ontvangst van de bon, dan hou je overzicht.

Op deze eenvoudige manier zie ik snel en makkelijk wat erin en eruit is gegaan en tel ik het simpel op via excel. Er zijn programma’s die dit automatisch voor je doen maar daar heb ik op dit moment nog geen behoefte aan. Mijn aangifte is altijd met een kwartier klaar en ik vind het leuk dus voor mij heeft een betaalde automatisering nog geen meerwaarde.

Papieren bewaren

In het verleden printte ik alle bonnen en facturen uit en bewaarde ik ze in een diplomamap of ordner. Dat printen doe ik nu niet meer maar alsnog zijn er altijd zat belangrijke papieren rondom mijn bedrijf of vanuit de belasting die bewaard moeten worden. Bellea is een fijne webshop voor opbergen en presenteren en ze leveren ook in kleine oplages; ideaal dus voor kleinere bedrijven. Bewaar je papieren per kwartaal en/of jaar in een map om dingen makkelijk terug te kunnen vinden. Heb je nog weinig papieren? Dan is een map per jaar prima. Ben je wat gegroeid en barst die map uit z’n voegen? Dan is het tijd voor een map per kwartaal.

Tot slot

Administratie als ondernemer is persoonlijk en iedereen heeft zo zijn voorkeuren. Voor mij werkt deze manier heel goed maar als je een groot bedrijf hebt of veel verschillende variabelen in je administratie, kan een automatisch programma als aanvulling op je fysieke papieren uitkomst bieden. Experimenteer als beginnende ondernemer vooral en zoek uit wat bij je past. Overzicht in je administratie is enorm belangrijk en voorkomt een hoop stress. Wellicht niet het leukste klusje als ondernemer maar wel een hele belangrijke. Als je papieren netjes in een map in de kast staan en alles digitaal op orde is, kun jij je lekker bezig houden met je bedrijf.

*Dit artikel betreft een samenwerking.