Gastblog – Tja, die boekhouding.. Het blijft toch een dingetje. En hoewel het niet de leukste bezigheid is van ondernemen, hoort het er wel bij! En om de Belastingdienst te vriend te houden is het ook belangrijk om je boekhouding goed te doen. Met de vele regels is een foutje zo gemaakt. Nikkie den Dekker – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork – neemt je mee in de 7 meest gemaakte fouten in je boekhouding. En geeft je tips hoe jij deze fouten kunt voorkomen!

1. Verkeerde invoer van gemengde uitgaven

Ook jij zult waarschijnlijk te maken hebben met uitgaven waarbij privé en zakelijk door elkaar heen lopen. Denk maar aan je telefoon, of je laptop. Grote kans dat je deze zowel zakelijk als privé gebruikt. Hoe je dat dan precies moet invoeren? Dat gaat in praktijk regelmatig mis. Voor investeringen (daar komen we straks nog even op terug) geldt dat je ze in eerste instantie helemaal op de zaak kunt zetten. Je vraagt dan de gehele btw terug. Maar: het is dan wel de bedoeling dat je in de laatste btw aangifte van het jaar een correctie maakt voor het privégebruik. Je betaalt aan het einde van het jaar dus een deel van de ontvangen btw naar rato weer terug. Voor gemengde kosten die geen investeringen zijn kun je direct het privégebruik corrigeren. Stel, je hebt een telefoonabonnement van 20 euro per maand en je gebruikt de telefoon ongeveer 50% zakelijk. Dan kun je iedere maand €10 als kosten in je zakelijke administratie zetten.

Tip: zet het percentage privégebruik in je omschrijving. Dan weten jij en/of je boekhouder waarom het bedrag niet overeen komt met de bon.

2. Verkeerde btw percentages

In vele situaties is het reguliere btw tarief van 21% van toepassing. Maar voordat je het weet zit je zo op de automatische piloot dat je vergeet dat er op bepaalde kosten een ander btw tarief zit. Wat dacht je bijvoorbeeld van boeken, e-books en fotoalbums? Daarop zit 9% btw. De kosten van je bank? 0% btw. Eten of drinken in de horeca? 0% btw (ondanks dat er btw op de bon zit, zie onder!). Buitenlandse facturen? Grote kans dat de btw naar jou verlegd is. En om het lastiger te maken: buitenlandse btw verleggingen zijn weer wat anders dan 0% btw. En om af te sluiten een instinkertje: verzekeringskosten. Daarop wel assurantiebelasting, maar geen btw (dat is dus wat anders!). Kortom: wees alert op de btw percentages.
 

3. Fouten met consumptiekosten

De btw op etentjes in de horeca teruggevraagd? Of eigen lunches in een koffietentje waar je zat te werken op de zaak gezet? Classic rookie mistakes! Voor consumptiekosten geldt dat je dit alleen op de zaak mag zetten als dit ook echt zakelijke kosten zijn. Dat wil zeggen: niet voor jouw eigen plezier, maar dat je er potentieel omzet uit kunt halen. Bijvoorbeeld wanneer je gaat lunchen met een potentiële klant. Daarnaast is slechts 80% van de kosten aftrekbaar, en indien je het eten/drinken hebt genuttigd in een horecagelegenheid dan mag je ook de btw niet terugvragen (ondanks dat dit wel op de bon staat). Hiermee compenseer je voor het feit dat iedereen moet eten, en dat het natuurlijk ook gewoon leuk is om uit eten te gaan. Haal je eten af in de horeca, maar eet je het daarbuiten (bijv. op je kantoor) op? Dan is de btw wel weer aftrekbaar.

Tip: zet in de omschrijving van consumptiekosten met wie je was. Bij een eventuele controle van de Belastingdienst helpt dat jou om de zakelijkheid aan te tonen.

4. Verkeerde btw percentages bij het buitenland

Misschien wel het meest complexe onderwerp rondom je boekhouding: buitenland & btw. Er zijn zoveel verschillende scenario’s dat het ook onmogelijk is om in dit artikel kort te vertellen hoe het werkt. Dat is een heel boekwerk op zich 😉 Maar rondom dit onderwerp zien wij wel veruit de meeste fouten. Hierbij kunnen we wel een goede tip geven: de Belastingdienst heeft op haar website hele goede tools om uit te zoeken hoe het zit met buitenlandse btw als je naar het buitenland verkoopt. Er is een tool voor goederen en een tool voor diensten. Loop deze door om te kijken wat voor jouw situatie geldt! Doe je zelf inkopen in het buitenland? Dan is het vooral belangrijk om jouw btw-id door te geven. Zo weet degene van wie je iets koopt dat jij een ondernemer bent, en voorkom je foutieve facturen.

5. Investeringen worden niet goed afgeschreven

Sommige van je uitgaven zijn investeringen, en daarvoor gelden specifieke regels. Iets kwalificeert als een investering indien het een bedrijfsmiddel is, dat langer dan één jaar meegaat en meer dan €450 (excl. btw) heeft gekost. Denk bijvoorbeeld aan een telefoon, laptop of camera. Maar het kan ook een machine zijn die jou helpt bij de productie. Een investering moet je afschrijven. Dat wil zeggen dat deze uitgaven niet in 1x aftrekbaar zijn als kosten, maar dat je de kosten spreidt over meerdere jaren. Maar: dat jij je telefoon maar maximaal 2 jaar gebruikt, betekent niet dat je de telefoon ook in 2 jaar mag afschrijven. Afschrijven doe je in principe altijd in minstens 5 jaar. Weet je niet precies hoe dit werkt? Vraag dan hulp van een boekhouder! Daarmee voorkom je vervelende correcties achteraf.

Tip: om de jaarlijkse afschrijving te berekenen gebruik je de onderstaande som:
Afschrijving per jaar = (aanschafprijs – restwaarde) / gebruiksduur in jaren

6. Onterechte kennisontwikkeling op de zaak

Om jezelf te blijven ontwikkelen is het natuurlijk belangrijk om af en toe een cursus te doen, workshop te volgen of zelfs een hele opleiding. Met name de online cursussen en coachingstrajecten zijn de afgelopen jaren enorm in populariteit toegenomen. Maar wist je dat kennisontwikkeling niet altijd zomaar zakelijk aftrekbaar is? Je mag kosten voor kennisontwikkeling alleen op de zaak zetten als het gaat om het op peil houden van je huidige vakkennis. Wanneer je je gaat verdiepen in een (voor jou) nieuw vakgebied dan zijn die kosten niet zakelijk aftrekbaar. Daarnaast merken we dat steeds meer cursussen en/of trajecten zich richten op persoonlijke ontwikkeling. Hoewel natuurlijk ook je bedrijf daarvan kan profiteren, zijn dit in essentie privé kosten.

Tip: jaarlijks kun je met het zogenaamde STAP-budget €1.000 subsidie ontvangen voor cursussen en opleidingen die in het UWV scholingsregister staan.

7. Fouten met reiskosten

Tot slot zien we regelmatig fouten in de administratie als het gaat om reiskosten. Heb je een auto? Dan maak je (als je start met ondernemen of een nieuwe auto koopt) de keuze of je deze privé houdt of op de zaak zet. Het voordeel van een auto op de zaak is dat alle bijbehorende autokosten aftrekbaar zijn. Denk aan de brandstof, parkeerkosten, verzekeringen, onderhoud et cetera. Het nadeel is dat je bijtelling moet betalen. En aangezien bijtelling wordt berekend over de cataloguswaarde van de auto, kan dat flink oplopen. Voor een privé auto geldt dat de autokosten niet aftrekbaar zijn, maar: je mag wel €0,19 per kilometer* als kosten in je administratie zetten. Dat verlaagt je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Het is dan wel belangrijk dat je die zakelijke kilometers kunt aantonen.

Op de fiets?

Wat veel mensen niet weten is dat deze regels ook gelden voor een fiets! Ook voor een privé fiets mag je kilometervergoeding opvoeren. Ben je van plan een duurdere fiets te kopen? Dan kan het voordeliger zijn om de fiets op de zaak te zetten. Tot slot geldt voor reizen met het OV dat je deze kosten 1-op-1 op de zaak kunt zetten. Daarbij kan het verstandig zijn om een NS business card aan te vragen. Wel zo handig, dan ontvang je gewoon een verzamelfactuur.

*Dit zijn de regels in 2022. In 2023 en 2024 wordt de kilometervergoeding verhoogd.

—

Bio:

Nikkie den Dekker is co-founder van Paperdork, een moderne boekhoudoplossing. Met de combinatie van een innovatief boekhoudprogramma + vaste ‘cijferbaas’ hoef jij je om de administratie niet meer druk te maken. Je scant super simpel je bonnetjes, stelt je eigen doelen en maakt facturen in de app. Jouw cijferbaas kijkt met je mee en geeft tips en advies, doet al jouw aangiftes én je kunt er met al je vragen terecht.

Benieuwd of Paperdork wat voor jou is? Je kunt een gratis demo inplannen om een kijkje te krijgen in de app, en kennis te maken met je (misschien wel toekomstige) cijferbaas.