Als je druk bezig bent als blogger en je blog begint te groeien, krijg je op een gegeven moment samenwerkingen. In het begin had ik af en toe een samenwerking en was er geen sprake van een factuur. Inmiddels sta ik ingeschreven bij de KVK en heb ik al heel wat facturen mogen maken. In dit artikel leg ik je uit waar een factuur aan moet voldoen én kun je gratis een voorbeeldfactuur downloaden. Deze handleiding is gericht op bloggers/influencers werkzaam in Nederland, mijn tips zijn dan ook hierop aangepast. Zaken als verlegde BTW of leveringen van en aan het buitenland neem ik niet mee in deze uitleg.

Waarom is een factuur belangrijk?

Een factuur is niet alleen voor jezelf handig voor de administratie, maar ook voor degene die je een factuur stuurt. Als je gestuurde factuur niet voldoet aan de juiste eisen, is het mogelijk dat de ontvanger deze niet kan gebruiken voor het aftrekken van BTW bij de omzetbelasting. Als je zelf een zakelijke factuur ontvangt, check dan dus ook goed of alle vereisten aanwezig zijn.

Bovenaan

Bovenaan de factuur vermeld je je volledige bedrijfsnaam en je adres, net als het adres en de bedrijfsnaam van je klant. Het adres van je klant is volgens mij niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden wanneer het tot een incassoregeling komt (dit weet je uiteraard nooit van te voren). In de praktijk heb ik gelukkig nog nooit meegemaakt dat een klant een adres niet wilde geven, als ze hier moeilijk over doen dan zou ik de samenwerking sowieso al in twijfel trekken. Verder vermeld je je BTW-nummer én je KVK-nummer op het document. Ook moet er een factuurdatum en een factuurnummer op je document staan, op dat factuurnummer ga ik even wat dieper in..

Factuurnummer

Iets wat ik zelf tot voor kort niet wist (ik gebruikte altijd de datum als factuurnummer), is dat een factuurnummer uniek en opvolgend moet zijn. Dat opvolgende is belangrijk bij een eventuele controle van de Belastingdienst, ze willen dan weten of er geen facturen ontbreken. Begin dus bijvoorbeeld je eerste factuur met 20230001, en tel daarna door. Let wel op dat je genoeg ruimte over houdt voor al je facturen. Met 20231 kun je bijvoorbeeld maar tot 99 doortellen, als je dan meer dan 99 facturen verstuurt in een jaar, heb je een probleem. Je kan ook kiezen voor A.20231, en na A202399 doorgaan met B20181, als je maar kunt blijven opvolgen.

De factuurregels

Een omschrijving van de diensten inclusief het aantal en de datum waarop je die hebt geleverd, zo kan iedereen direct zien om welk ¨product¨ het gaat. Hier achter vermeld je het bedrag zónder BTW dat je in rekening brengt én het BTW percentage wat bij die dienst hoort (meestal 21%). Uiteindelijk maak je een subtotaal met alle bedragen opgeteld zonder BTW, vermeld je het BTW-bedrag én tot slot het totaal met de BTW er bij. Klinkt heel ingewikkeld allemaal, maar als je het voorbeeld bekijkt is het snel duidelijk.

Niet verplicht maar wel handig

Betaalvoorwaarden zoals bijvoorbeeld je rekeningnummer of een betalingstermijn zijn niet verplicht om je document een factuur te mogen noemen, maar wel handig. Zeker als je digitaal diensten verschaft dan is dat rekeningnummer noodzakelijk. Ik vind zelf een vervaldatum of betalingstermijn ook altijd prettig, zodat ik goed in de gaten kan houden welke facturen wel en niet betaald zijn. Verder heb ik mijn logo toegevoegd aan mijn factuur, dat vond ik leuk én professioneel staan.

Gratis download

Bij deze voor jullie een voorbeeldfactuur die je kan aanvullen met je eigen gegevens en logo (a.u.b. niet die van mij gebruiken). Download en gebruik ‘m vooral, maar: er kunnen geen rechten aan ontleend worden en ik ben niet aansprakelijk voor eventuele geleden schade. Ik ben geen expert, geen jurist en kan fouten maken of er kunnen wetswijzigingen plaats vinden. Ook is het niet toegestaan en zelfs strafbaar om mijn logo over te nemen. Je kan de factuur downloaden in de shop. Als je graag iets terug wilt doen in ruil voor de factuur: ik word heel blij van een follow op Instagram!

Hopelijk hebben jullie wat aan deze tips en de download. Je kunt uiteraard in plaats van zelf een factuur maken ook gaan voor een boekhoudprogramma. Hierin kun je alles overzichtelijk bijhouden en zijn er opties die er voor zorgen dat je factuur sneller betaald gaat worden.