Regelmatig krijg ik vragen in mijn inbox en een vraag die vaak terugkomt is de volgende: ¨Hoe regel ik mijn uitbetaling als ik niet sta ingeschreven bij de KVK?¨ Allereerst raad ik je aan om je gewoon in te schrijven bij de KVK en facturen te maken. Mocht je dat (nog) niet willen of kunnen, dan kun je gebruik maken van een kwitantie. Ik vertel je in dit artikel hoe zo´n kwitantie werkt en wat het verschil is met een factuur.

Waar je allereerst op moet letten!

Als een bedrijf met je wilt samenwerken (tegen betaling) en je staat niet ingeschreven bij de KVK, hoeft dit geen probleem te zijn. Geef dit echter wel heel duidelijk aan bij het bedrijf zodat ze kunnen bepalen of ze wel of niet met je in zee willen. Begin eventueel zelf al over een kwitantie om ze een opening te bieden. Sommige bedrijven willen niet samenwerken als ze geen BTW kunnen berekenen (dit mag alleen op een factuur), hierom is duidelijke communicatie vooraf belangrijk.

Het verschil tussen een factuur en een kwitantie

Een factuur stuur je als bedrijf naar een ander bedrijf of naar een particulier persoon. Het is niet toegestaan, en niet rechtsgeldig, om als privé persoon een factuur te versturen. Op een factuur wordt onder andere de BTW vermeldt en er moet een volgnummer op staan. Waar een factuur precies aan moet voldoen, vind je in dit artikel. Daar staat ook een gratis download.

Een kwitantie is eigenlijk gewoon een betaalbewijs (denk bijvoorbeeld aan het bonnetje dat je in de supermarkt krijgt). Je kunt als particulier een kwitantie ook gebruiken om aan een bedrijf te laten weten wat ze moeten betalen. Het bedrijf heeft deze kwitantie weer nodig voor zijn eigen administratie.

Aan welke eisen moet een kwitantie voldoen?

• beschrijf de dienst (of het product) die je hebt geleverd en het aantal
• het bedrag van de levering
• datum van levering
• naam leverende partij
• naam afnemende partij
• je handtekening

Je hoeft dus in principe geen rekeningnummer op de kwitantie te zetten. Handig natuurlijk om deze wel even mee te mailen zodat het bedrijf weet waar het geld naar toe moet.

Mijn handtekening op een kwitantie?

Natuurlijk is het onhandig om elke keer je handtekening op een kwitantie te gaan zetten. In de praktijk zullen bedrijven hier denk ik ook niet moeilijk over gaan doen. Wil je toch alle onzekerheden ondervangen? Scan dan je handtekening één keer in en sla ´m op als PNG-afbeelding. Zo kun je ´m altijd gebruiken. Handiger nog is om gewoon een voorbeeldkwitantie te maken met handtekening (als toegevoegde afbeelding) waarop je elke keer de gegevens aanpast. Echter, als het zo vaak voorkomt dat je een kwitantie stuurt, kun je je beter inschrijven bij de KVK.

Een kwitantie en de inkomstenbelasting?

De inkomsten die je binnenhaalt (en op de kwitanties staan) moet je wel gewoon opgeven bij de aangifte van de inkomstenbelasting. Dit doe je bij het kopje ¨Overige inkomsten¨.

Gratis download

Ik heb een voorbeeld gemaakt die je gratis kunt downloaden en aan kunt passen aan je eigen wensen, deze vind je in de shop. De kwitantie is en blijft gratis. De bedragen en gegevens op de kwitantie zijn fictief en ik ben niet aansprakelijk voor eventuele fouten. Mijn logo links bovenin staat daar als voorbeeld. Het is niet toegestaan om deze te gebruiken, vervang ´m gewoon door je eigen mooie logo.

Nog niet groot genoeg voor samenwerkingen?

Wellicht ben je nog niet op het level waar je betaalde samenwerkingen aangeboden krijgt. Geen probleem want iedereen is ergens begonnen en het is in mijn ogen alleen maar leuk om nieuwe dingen te leren en jezelf te verbeteren.